Everything About Me

Secara umum Manajemen Pengetahuan (knowledge management) dapat juga didefinisikan sebagai suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan manjemen pengetahuan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Fokus dari KM adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi pengetahuan.

Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis. Pada umumnya, motivasi organisasi untuk menerapkan manajemen pengetahuan antara lain:
a. Membuat pengetahuan terkait pengembangan produk dan jasa menjadi tersedia dalam bentuk eksplisit
b. Mencapai siklus pengembangan produk baru yang lebih cepat
c. Memfasilitasi dan mengelola inovasi dan pembelajaran organisasi
d. Mendaya-ungkit keahlian orang-orang di seluruh penjuru organisasi
e. Meningkatkan keterhubungan jejaring antara pribadi internal dan juga eksternal
f. Mengelola lingkungan bisnis dan memungkinkan para karyawan untuk mendapatkan pengertian dan gagasan yang relevan terkait pekerjaan mereka
g. Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tempat kerja

Tujuan dari Knowledge Management adalah untuk mengimplementasikan tindakan agar dapat memasok landasan pengetahuan organisasional yang untuk selanjutnya dapat mempromosikan pencapaian dari proses ketika landasan dari model konseptual knowledge management ditujukan.

Menurut Cut Zurnali (2008), Model Konseptual Knowledge Management menyajikan enam phase dari pelajaran pengetahuan yaitu:
1. Penciptaan arti atau visi bersama dari tujuan pengembangan pengetahuan;
2. Penyediaan informasi;
3. Penginduksian pemrosesan internal bagi penciptaan pengetahuan individual;
4. Pengkonversian pengetahuan individual ke dalam pembelajaran kelompok;
5. Penyebaran pengetahuan ke level organisasional lainnya; dan
6. Pengaplikasian pengetahuan secara praktis

implementasi Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan juga akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:

1. Penghematan waktu dan biaya.
   Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan.
   Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi.
   Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4.  Peningkatan produktfitas.
   Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

Kebanyakan dari issue mengenai keberhasilan, implemetasi, dan pemanfaatan yang efektif dari KM adalah issue mengenai orang-orangnya dan karena KM adalah effort yang enterprise-wide (skala/scope seluruh organisasi), maka banyak orang yang terlibat. Mereka yang terlibat adalah Chief Knowledge Officer (CKO), CEO, para C-level yang lain, para manager, para anggota dan para leader dari komunitas praktis, para developer dan para staff KM. Setiap orang atau kelompok memiliki peranan penting baik dalam development, management, maupun penggunaan KM. Jelas sekali, CKO memiliki peranan yang paling terlihat dalam effort membangun KM, tetapi system tidak akan berhasil kecuali jika peranan semua orang yang terlibat benar-benar ditentukan dan dipahami dengan baik. Dan team harus terdiri dari orang-orang yang tepat, yang memiliki tingkat pengalaman yang tepat, untuk mengambil bagian dalam berbagai macam peranan.
Chief Knowledge Officer (CKO)
Proyek-proyek KM yang melibatkan proses pembentukan iklim yang kondusif bagi proses transfer, penciptaan, atau pemanfaatan knowledge pasti mencoba membangun kesediaan-menerima dari semua orang. Usaha tersebut berpusat pada proses mengubah perilaku perusahaan untuk mengajak penggunaan KM. Proyek-proyek yang bersifat behavioral-centric sangat memerlukan dukungan penuh dari para managemen senior untuk membantu implementasinya. Sebagian besar perusahaan yang mengembangkan KM membuat posisi baru untuk KM officer, yaotu Chief Knowledge Officer (CKO), untuk level senior. Tujuan peranan CKO adalah untuk menmaksimalkan semua asset knowledge perusahaan, mendesain, dan mengimplementasikan strategi KM, mengalirkan asset knowledge secara efektif, dan mempromosikan penggunaan sistem.
Menurut Duffy (1998), CKO wajib melakukan hal-hal berikut:

• Menentukan prioritas strategis KM
• Menentukan knowledge repository untuk best practices
• Mendapatkan komitmen dari para eksekutif senior untuk menunjang iklim pembelajaran
• Mengajarkan kepada para pencari knowledge tentang bagaimana bertanya dengan pertanyaan-pertanyaan yang lebih baik dan lebih cerdas
• Menentukan suatu proses untuk mengelola asset-asset intelektual
• Mendapatkan informasi kepuasan pelanggan hampir secara real time
• Meng-globalkan KM

CEO, Para Eksekutif (C-Level), dan Para Manager
Singkatnya, CEO bertanggungjawab untuk memperjuangkan effort KM. Dia harus memastikan orang yang tepat, kapabel dan kompeten untuk CKO dan bahwa CKO bisa mendapatkan semua sumberdaya (termasuk akses ke orang-orang yang sebagai sumber knowledge) yang diperlukan untuk kesuksesan proyek KM. CEO juga haru smendapatkan dukungan seluruh organisasi untuk penerapan KM. CEO juga harus menyiapkan organisasi untuk perubahan kultur yang akan terjadi. Dukungan adalah tanggungjawab yang sangat penting bagi seorang CEO. CEO adalah seorang agen perubahan yang terdepan dalam suatu organisasi.
Para eksekutif wajib menyediakan semua sumberdaya yang diperlukan oleh CKO untuk menyelesaikan tugasnya. Chief Financial Officer (CFO) wajib memastikan bahwa sumberdaya keuangan ada. Chief Operating Officer (COO) wajib memastikan bahwa semua orang mulai menanamkan praktik-praktik KM di dalam pekerjaan sehari-harinya. Ada keterkaitan khusus antara CKO dengan Chief Information Officer (CIO). Pada umumnya , CIO bertanggungjawab atas visi TI organisasi dan atas arsitektur TI, termasuk database dan sumber-sumber knowledge potensial lainnya. KM adalah hal yang mahal, dan bijaksana apabila memanfaatkan sistem yang sudah ada bila memang ada dan bisa.
Para manager wajib juga mendukung effort KM dan memberikan akses ke para sumber knowledge. Dalam banyak KM, para manager adalah bagian integral dari komunitas praktis(i).
Communities of Practice (COP) atau Komunitas Praktis
Keberhasilan KM terkait dengan keterlibatan aktif orang-orang yang berkontribusi dan memanfaatkan penggunaan knowledge di dalamnya. Oleh sebab itu COP harus ada di dalam organisasi-organisasi yang serious dengan effort-effort KM. COP atau komunitas praktis adalah sekelompok orang di dalam organisasi yang memiliki minat professional yang sama. Idealnya, semua pengguna KM seharusnya terlibat minimal dalam satu COP. COP adalah tempat dimana perubahan kultur organisasi benar-benar terjadi ketika mengembangkan dan menerapkan KM. Suatu kultur yang kondusif harus dikembangkan supaya KM berhasil. Dalam beberapa hal, COP memiliki knowledge yang harus dikontribusikan karena COP mengelola knowledge yang harus dimasukkan ke system dan harus memberi approval terhadap perubahan-perubahan knowledge serta bertanggungjawab atas knowledge yang tepat waktu dan akurat yang dimasukkan ke system dan mengidentifikasi potensi manfaatnya.

Para Developers KM
Para developer KM adalah para anggota team yang terlibat dalam mengembangkan system. Mereka bekerja pada CKO. Beberapa diantara mereka adalah para ahli organisasi yang mengembangkan strategi untuk meningkatkan dan mengelola perubahan kultur organisasi. Sisanya adalah mereka yang terlibat dalam pemilihan software dan hardware, programming, testing, deployment, dan maintenance. Sisanya lagi, adalah mereka yang terlibat dalam training para pengguna. Nantinya, fungsi training akan menjadi tugas staf KM.
Staf KM
KM dengan skala atau scope enterprise perlu seorang staf full-time untuk mengkatalogkan dan memanage knowledge. Staf ini bisa ada di kantor pusat atau bisa juga di knowledge-centers (pusat-pusat knowledge) yang ada di organisasi. Sebagian besar perusahaan konsultan yang besar memiliki lebih dari satu knowledge center (pusat knowledge).